Con el afán de sacar nuestro negocio adelante algunas veces nos enfocamos solamente en actuar y actuar y no paramos a revisar cómo va nuestra empresa. Esto puede hacer que nos pase lo mismo que a cualquier máquina que al no frenar empieza a desgastarse y a dejar de ser productiva. A veces es necesario frenar, suministrar aceite, revisar cómo están las diferentes piezas que componen la máquina y volver a dar un arranque para que todo se mantenga en orden y funcione de acuerdo a lo esperado.
Igualmente en las empresas existe ese alto en el camino, podríamos llamarlo reuniones. A veces nos da temor caer en el vicio de unas reunionitis permanentes que no hacen sino hacernos perder tiempo y no nos permiten enfocarnos en agregar valor para Nuestra Empresa.
¿Qué podemos hacer para que esto no pase?.
Lo primero que recomiendo es hacer pocas reuniones pero muy sustanciosas. Igualmente la periodicidad es fundamental tenerla en cuenta. A veces no es necesario hacer una reunión dos veces a la semana o cada ocho días sino que una revisión podría ser quincenal o en algunos casos hasta mensual. Lo importante es que no se deje de hacer la revisión precisamente por el mantenimiento qué es necesario hacer para la organización.
Para el caso de emprendimientos en los que trabajan entre 2 y 10 personas la sugerencia es que se realicen dos clases de reuniones, una reunión enfocada a revisar los temas generales de la compañía que en algunos casos se podría llamar comité de gerencia y otra reunión orientada a revisar el flujo de efectivo de la compañía, esta reunión la podríamos Llamar comité Financiero.
Para ser efectivos en estas reuniones es fundamental tener en cuenta lo siguiente:
1- Los puntos a revisar deben ser preparados previamente y ojalá comunicados a los asistentes con el fin de asegurar que estén preparados con soluciones.
2- Debemos vincular los puntos de las reuniones a objetivos de la compañía.
3- Debe existir un moderador de la reunión y un redactor encargado de elaborar el acta y hacerla llegar a los participantes una vez culminada la reunión.
4- Siempre al inicio de cada reunión se debe revisar los acuerdos establecidos en el acta anterior, Entre más estemos cumpliendo Los acuerdos establecidos en los actas más vamos a asegurar el progreso de la compañía.
Es importante no olvidar que las reuniones son espacios para comunicarnos, por lo tanto lograr acuerdos es clave para asegurar el éxito.
Por último es importante tener control sobre todas las actas realizadas, Por lo tanto es necesario contar con algún mecanismo para ir guardando todo lo que hemos venido revisando a través de las diferentes reuniones, eso nos permitirá saber que tanto hemos avanzado sobre algunos temas y en qué otros temas posiblemente nos hemos venido estancando.
Para los que quieran saber cómo se debe llevar un acta se adjunta formato modelo bajo el cual pueden empezar a trabajar. Si el formato no es lo suficientemente claro para diligenciarlo no duden en contactarnos y hacer las preguntas correspondientes para asegurar que sus reuniones queden registradas de la mejor manera.
Un abrazo y muchas gracias,Formato Acta de Reunión
